Quản lý tiến độ dự án bất động sản: WBS, Gantt và đường găng

Quản lý tiến độ chuẩn PMBOK: chia việc theo WBS, sắp lịch bằng Gantt và tìm đường găng để biết việc nào trễ là cả dự án trễ — cho công ty BĐS nhỏ.

Phần lớn dự án bất động sản không trễ vì một lý do lớn, mà trễ vì hàng chục việc nhỏ không ai theo. PMBOK gọi khối kiến thức này là Quản lý tiến độ (Schedule Management), và nó bắt đầu từ một câu hỏi đơn giản: dự án gồm những việc gì?

1. WBS — chia dự án thành việc có thể giao được

WBS (Work Breakdown Structure) là cây phân rã công việc. Ta bổ dự án thành các pha lớn, rồi bổ tiếp tới mức "một người nhận và làm được". Với dự án BĐS, bốn cấp là đủ:

• Pha: Pháp lý · Thiết kế · Đấu thầu · Thi công · Bán hàng · Bàn giao
• Nhánh: ví dụ trong Pháp lý có Chủ trương, Đất đai, Giấy phép xây dựng
• Nhóm: từng bộ hồ sơ, từng hạng mục
• Việc: đơn vị giao được, có người chủ trì và ngày hoàn thành

Nguyên tắc vàng của WBS: mỗi việc chỉ thuộc về đúng một nhánh (không trùng), và tổng các việc con phải phủ hết việc cha (không thiếu). Làm đúng hai điều này thì không có việc nào rơi vào khoảng trống "tưởng người khác làm".

2. Gantt — xếp việc lên trục thời gian

Có danh sách việc rồi, bước tiếp là gắn ngày bắt đầu, ngày kết thúc và quan hệ phụ thuộc. Gantt là bức tranh ngang thể hiện điều đó: mỗi việc một thanh, việc sau nối đuôi việc trước.

Quan hệ phụ thuộc quan trọng nhất là Finish-to-Start: việc B chỉ bắt đầu khi việc A xong. Ví dụ không thể thi công móng khi chưa có giấy phép xây dựng. Khi khai báo đúng phụ thuộc, dời một việc là cả chuỗi tự dời theo — bạn thấy ngay hệ quả thay vì phát hiện muộn ngoài công trường.

3. Đường găng là gì và vì sao việc trên đó trễ là cả dự án trễ?

Đường găng (Critical Path) là chuỗi việc dài nhất xuyên dự án, nơi không có thời gian dự phòng (slack = 0). Trễ một việc găng 5 ngày thì 100% của 5 ngày đó truyền thẳng sang ngày về đích — không có đệm nào hấp thụ. Đây là lý do hai dự án cùng khối lượng nhưng dự án nào không kiểm soát đường găng luôn về đích muộn hơn.

Không phải việc nào cũng đáng lo như nhau. Dồn sự chú ý vào đường găng, đó là nơi thời gian thật sự bị mất.

Ngược lại, việc nằm ngoài đường găng có slack — trễ vài ngày cũng chưa ảnh hưởng đích. Biết phân biệt hai loại này giúp chủ đầu tư không hoảng vì một việc phụ, và không chủ quan với một việc găng. Khi mặt bằng thi công có nhiều tổ đội chạy song song, đường găng còn cho biết nên dồn nhân lực vào tổ nào để không tổ nào "kéo lùi" cả dự án.

4. Ba lỗi làm sai tiến độ hay gặp ở dự án BĐS nhỏ

Thứ nhất, lập lịch quá thô: cả pha Thi công gói vào một thanh Gantt duy nhất, không tách hạng mục, nên không thấy được việc nào đang chặn việc nào. Thứ hai, khai báo thiếu phụ thuộc: các việc trông như độc lập nhưng thực tế chờ nhau, dời một việc mà lịch không tự dời khiến kế hoạch lệch thực tế ngay tuần đầu. Thứ ba, không cập nhật % hoàn thành hàng tuần, nên đường găng in trên giấy nhưng không ai biết hôm nay nó đã dịch chưa.

Cách chữa cả ba lỗi giống nhau: giữ một bản lịch sống, cập nhật đều, và luôn nhìn vào chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế thay vì nhìn con số tuyệt đối.

5. Làm quản lý tiến độ trên DuAnXD

Bảng tổng việc của DuAnXD dựng sẵn WBS 4 cấp, kéo-thả sắp xếp, tự tính ngày theo phụ thuộc và đánh dấu đường găng. Mỗi việc gắn kèm 7 lớp dữ liệu (nhân sự, văn bản, hợp đồng, kế toán, vật tư, rủi ro, lịch) để bấm vào một dòng là thấy đủ ngữ cảnh, không phải mở sáu tab.

Tiến độ kế hoạch và tiến độ thực tế nằm chồng trên cùng một Gantt, nên độ lệch hiện ra tức thì — đó cũng là đầu vào cho chỉ số SPI ở bài viết về EVM bên dưới.