Lập ngân sách dự án theo giai đoạn

Lập ngân sách dự án theo giai đoạn giúp phân bổ chi phí đúng lúc và kiểm soát dòng tiền. Hướng dẫn dựng cost baseline theo tiến độ cho chủ đầu tư.

Lập ngân sách dự án theo giai đoạn là việc phân bổ tổng chi phí đã duyệt vào từng mốc thời gian và từng giai đoạn công việc, thay vì chỉ có một con số tổng. Đây là bước biến tổng mức đầu tư thành một kế hoạch chi tiền có thời điểm — nền tảng để kiểm soát dòng tiền, giải ngân vốn vay và đo lường tiến độ chi phí. Với chủ đầu tư, một ngân sách rải đúng theo tiến độ giúp biết cần bao nhiêu tiền, vào lúc nào, cho hạng mục nào, thay vì chỉ biết con số cuối cùng.

Ngân sách theo giai đoạn khác gì tổng mức đầu tư?

Tổng mức đầu tư là toàn bộ chi phí dự kiến để thực hiện dự án, xác định trong Báo cáo nghiên cứu khả thi trên cơ sở thiết kế cơ sở, theo Điều 134 Luật Xây dựng 2014 và Nghị định 10/2021. Ngân sách theo giai đoạn không thay đổi tổng con số đó, mà tách nó ra theo trục thời gian và theo hạng mục: chuẩn bị đầu tư, giải phóng mặt bằng, thi công phần ngầm, phần thân, hoàn thiện, thiết bị. Nhờ vậy tổng mức đầu tư 'tĩnh' trở thành đường ngân sách 'động' bám theo tiến độ.

Vì sao nên rải ngân sách theo tiến độ thi công?

Vì tiền không được chi đều theo thời gian. Phần thô thường ngốn chi phí theo đường cong dốc lên rồi thoải dần, còn thiết bị và hoàn thiện dồn về cuối. Nếu chỉ có tổng số mà không rải theo tiến độ, chủ đầu tư dễ thu xếp vốn sai nhịp — thiếu tiền lúc cao điểm, thừa tiền lúc chậm. Rải ngân sách theo tiến độ tạo ra đường cong chi phí tích lũy hình chữ S (S-curve), là công cụ để so sánh giữa kế hoạch và thực tế.

• Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: chi phí tư vấn, khảo sát, thiết kế, thẩm định, lập hồ sơ pháp lý.
• Giai đoạn giải phóng mặt bằng: chi phí bồi thường, hỗ trợ, tái định cư và tiền sử dụng đất.
• Giai đoạn thi công: chi phí xây dựng phần ngầm, phần thân, hoàn thiện — thường chiếm tỷ trọng lớn nhất.
• Giai đoạn thiết bị và bàn giao: mua sắm, lắp đặt thiết bị, chạy thử, nghiệm thu và quyết toán.

Ngân sách theo giai đoạn giúp kiểm soát chi phí ra sao?

Khi mỗi giai đoạn có ngân sách riêng, chủ đầu tư có thể so sánh chi phí thực tế với chi phí kế hoạch ngay tại từng mốc, thay vì đợi hết dự án mới biết vượt hay tiết kiệm. Đường S-curve kế hoạch trở thành mốc chuẩn: nếu đường chi thực tế leo nhanh hơn đường kế hoạch mà khối lượng chưa tương xứng, đó là dấu hiệu chi phí đang trượt. Đây cũng là dữ liệu đầu vào cho các chỉ số quản trị giá trị thu được như CPI và SPI. Ngược lại, nếu đường chi thực tế đi chậm hơn kế hoạch, chủ đầu tư cần phân biệt hai khả năng: dự án đang tiết kiệm thật, hay chỉ đang chậm tiến độ nên chưa tiêu tới tiền — hai tình huống dẫn tới hai hành động hoàn toàn khác nhau. Chính vì vậy ngân sách theo giai đoạn phải luôn được đọc kèm tiến độ khối lượng, chứ không tách rời.

Một ngân sách không có trục thời gian chỉ là con số. Rải nó theo tiến độ, nó mới thành công cụ kiểm soát.

Góc nhìn quản lý dự án: cost baseline theo thời gian

PMBOK gọi ngân sách rải theo thời gian là cost baseline — một đường ngân sách phân bổ theo từng giai đoạn (time-phased budget) dùng để đo lường và giám sát hiệu quả chi phí của dự án. Cost baseline được hình thành bằng cách cộng dồn dự toán chi phí của từng hạng mục theo lịch tiến độ, thường thể hiện dưới dạng đường cong chữ S. Chính đường này là mốc để tính giá trị thu được (earned value); không có cost baseline theo giai đoạn thì không thể đo được dự án đang đi trước hay sau kế hoạch về mặt chi phí.

Quản lý bước này trên DuAnXD

Trên DuAnXD, chủ đầu tư khai báo tổng mức đầu tư rồi phân bổ vào từng giai đoạn và mốc tiến độ, nền tảng tự dựng đường ngân sách chữ S và giữ nó làm cost baseline của dự án. Khi khối lượng và chi phí thực tế được cập nhật, hệ thống chồng đường thực tế lên đường kế hoạch để bạn nhìn ra chênh lệch tại từng giai đoạn, làm cơ sở cho các báo cáo giá trị thu được ở bước sau.