Dự phòng phí trong tổng mức đầu tư

Dự phòng phí trong tổng mức đầu tư là khoản đệm cho khối lượng phát sinh và trượt giá. Hiểu hai loại dự phòng và cách quản lý cho chủ đầu tư.

Dự phòng phí trong tổng mức đầu tư là khoản chi phí được tính thêm để bù đắp cho những rủi ro và biến động chưa thể lượng hóa chính xác khi lập dự án. Theo Điều 134 Luật Xây dựng 2014 và Nghị định 10/2021 về quản lý chi phí, dự phòng phí là một thành phần chính thức của tổng mức đầu tư, đứng cùng các chi phí bồi thường giải phóng mặt bằng, xây dựng, thiết bị, quản lý dự án, tư vấn và chi phí khác. Với chủ đầu tư, đây là 'tấm đệm' giúp dự án không đổ vỡ khi khối lượng phát sinh hoặc giá cả biến động.

Dự phòng phí gồm những loại nào?

Thông lệ lập tổng mức đầu tư chia dự phòng phí thành hai loại theo bản chất rủi ro mà nó che chắn. Việc tách bạch này quan trọng vì mỗi loại được ước tính theo cách khác nhau và được sử dụng cho mục đích khác nhau.

• Dự phòng cho khối lượng công việc phát sinh: bù cho phần việc chưa lường hết ở giai đoạn thiết kế cơ sở, hoặc phát sinh do điều kiện thực tế khác dự kiến.
• Dự phòng cho yếu tố trượt giá: bù cho biến động giá vật liệu, nhân công, thiết bị theo thời gian thực hiện dự án, đặc biệt với dự án kéo dài nhiều năm.

Hai loại này phản ánh hai nguồn bất định khác nhau: một đến từ độ chín của thiết kế, một đến từ thị trường. Dự án càng ở giai đoạn sớm, thiết kế càng sơ bộ thì phần dự phòng khối lượng thường càng cao; dự án càng dài thì phần dự phòng trượt giá càng đáng kể.

Vì sao không nên cắt dự phòng phí để 'làm đẹp' con số?

Một cám dỗ thường gặp là cắt bớt dự phòng để tổng mức đầu tư nhìn thấp hơn, dễ được duyệt hoặc dễ chào bán. Nhưng dự phòng bị cắt không làm rủi ro biến mất — nó chỉ chuyển rủi ro đó thành cú sốc dòng tiền khi phát sinh thực sự xảy ra. Khi khối lượng đội lên hoặc giá vật liệu tăng mà không còn đệm, chủ đầu tư buộc phải gọi thêm vốn gấp hoặc dừng thi công, cả hai đều tốn kém hơn nhiều so với việc dự trù đủ ngay từ đầu.

Quản lý phần dự phòng đã dùng ra sao?

Dự phòng không phải khoản 'để đó cho yên tâm' mà cần được quản lý như một quỹ có kỷ luật. Mỗi lần trích dùng nên gắn với một nguyên nhân cụ thể — phát sinh khối lượng nào, trượt giá hạng mục nào — và được ghi nhận lại. Theo dõi tỷ lệ dự phòng còn lại so với khối lượng công việc còn lại giúp chủ đầu tư biết đệm còn đủ dày hay đang mỏng dần nguy hiểm, để quyết định điều chỉnh phạm vi hoặc bổ sung vốn kịp thời.

Dự phòng phí không phải khoản lãng phí. Cắt nó đi không xóa được rủi ro, chỉ dời rủi ro sang lúc bạn ít sẵn sàng nhất.

Góc nhìn quản lý dự án: dự phòng và quản lý rủi ro chi phí

PMBOK đặt dự phòng vào giao điểm giữa quản lý chi phí và quản lý rủi ro: dự phòng là cách chuyển các rủi ro đã nhận diện thành một khoản đệm định lượng trong ngân sách, thay vì bỏ ngỏ. Tinh thần của PMBOK là rủi ro cần được nhận diện và định lượng liên tục suốt vòng đời dự án, và phản ứng với rủi ro phải được lập kế hoạch chủ động. Dự phòng phí trong tổng mức đầu tư chính là hiện thân tài chính của tinh thần đó — một phản ứng có kế hoạch trước những bất định chưa thể loại bỏ.

Quản lý bước này trên DuAnXD

Trên DuAnXD, khoản dự phòng phí được tách riêng trong cơ cấu tổng mức đầu tư và theo dõi như một quỹ độc lập với các hạng mục chi phí chính. Mỗi lần trích dùng dự phòng được ghi kèm lý do và hạng mục liên quan, nền tảng hiển thị tỷ lệ dự phòng đã dùng so với tiến độ còn lại để chủ đầu tư biết đệm còn đủ an toàn hay không, tránh cả hai thái cực: xài cạn quá sớm hoặc giữ khư khư không dùng đúng lúc.