Quyết toán hợp đồng xây dựng: hồ sơ và quy trình

Quyết toán hợp đồng xây dựng cần hồ sơ gì và theo quy trình nào? Hướng dẫn hồ sơ quyết toán A-B và thời hạn theo Nghị định 37/2015.

Quyết toán hợp đồng xây dựng là bước chốt tổng giá trị cuối cùng mà chủ đầu tư phải thanh toán cho nhà thầu khi nhà thầu hoàn thành toàn bộ công việc theo hợp đồng. Quyết toán hợp đồng xây dựng khép lại nghĩa vụ tài chính giữa hai bên và là căn cứ cho thanh lý hợp đồng. Nội dung, hồ sơ và thời hạn quyết toán được quy định tại Điều 22 Nghị định số 37/2015/NĐ-CP, dẫn chiếu thời hạn theo Luật Xây dựng.

Quyết toán hợp đồng xây dựng là gì?

Khoản 1 Điều 22 Nghị định 37/2015/NĐ-CP định nghĩa quyết toán hợp đồng là việc xác định tổng giá trị cuối cùng của hợp đồng xây dựng mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu khi bên nhận thầu đã hoàn thành tất cả công việc theo thỏa thuận. Đây là con số thực chi được chốt lại, khác với dự toán (con số dự kiến) và giá hợp đồng (con số cam kết ban đầu).

Hồ sơ quyết toán hợp đồng gồm những gì?

Khoản 2 Điều 22 Nghị định 37/2015/NĐ-CP quy định hồ sơ quyết toán do bên nhận thầu lập, gồm: biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc thuộc phạm vi hợp đồng và công việc phát sinh; bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng (gọi là quyết toán A-B) nêu rõ giá trị hoàn thành theo hợp đồng, giá trị phát sinh, giá trị đã thanh toán và giá trị còn lại phải thanh toán; hồ sơ hoàn công, nhật ký thi công với hợp đồng có thi công; và các tài liệu khác theo thỏa thuận.

Bảng quyết toán A-B thể hiện những gì?

Bảng tính giá trị quyết toán A-B là tài liệu cốt lõi. Theo điểm b khoản 2 Điều 22 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, bảng này phải nêu rõ bốn con số: giá trị công việc hoàn thành theo hợp đồng; giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng (nếu có); giá trị đã thanh toán hoặc tạm thanh toán; và giá trị còn lại mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu. Bốn con số này giúp hai bên đối chiếu minh bạch phần đã trả và phần còn phải trả.

Thời hạn quyết toán và thanh lý hợp đồng ra sao?

Khoản 3 Điều 22 Nghị định 37/2015/NĐ-CP quy định thời hạn thực hiện quyết toán hợp đồng theo khoản 2 Điều 147 Luật Xây dựng 2014. Sau khi quyết toán, Điều 23 Nghị định này dẫn chiếu việc thanh lý hợp đồng theo khoản 3 và khoản 4 Điều 147 Luật Xây dựng 2014. Như vậy quyết toán và thanh lý là hai bước kế tiếp: quyết toán chốt giá trị, thanh lý chấm dứt hiệu lực hợp đồng và giải phóng nghĩa vụ giữa các bên.

• Quyết toán chốt tổng giá trị cuối cùng của hợp đồng (Điều 22).
• Hồ sơ do bên nhận thầu lập, gồm biên bản nghiệm thu và quyết toán A-B.
• Bảng A-B nêu giá trị hoàn thành, phát sinh, đã thanh toán và còn lại.
• Hồ sơ hoàn công, nhật ký thi công với hợp đồng có công việc thi công.
• Thời hạn quyết toán và thanh lý theo Điều 147 Luật Xây dựng 2014.

Quyết toán là nơi mọi khối lượng, đơn giá và điều chỉnh trong suốt vòng đời hợp đồng hội tụ về một con số cuối cùng được cả hai bên xác nhận.

Góc nhìn quản lý dự án: quyết toán là đóng hợp đồng Integration

Theo PMBOK, quyết toán và thanh lý hợp đồng thuộc quá trình đóng dự án và đóng mua sắm (Close Project và Close Procurements) trong nhóm Integration Management. Đây là bước xác nhận sản phẩm đã được bàn giao, nghĩa vụ tài chính đã được chốt và bài học kinh nghiệm được ghi nhận. Bảng quyết toán A-B chính là tài liệu đối chiếu earned value cuối cùng, khép lại vòng kiểm soát chi phí và mở đường cho việc lưu trữ hồ sơ dự án hoàn chỉnh.

Quản lý bước này trên DuAnXD

DuAnXD giúp đội dự án tổng hợp hồ sơ quyết toán trên từng hợp đồng: liên kết biên bản nghiệm thu, bảng quyết toán A-B, giá trị đã thanh toán và giá trị còn lại. Nền tảng cho phép đối chiếu quyết toán với giá hợp đồng và các đợt thanh toán đã ghi nhận, giúp chủ đầu tư khép lại hợp đồng một cách trọn vẹn, minh bạch và sẵn sàng cho bước thanh lý.