Quản lý hồ sơ thiết kế trong dự án xây dựng

Quản lý hồ sơ thiết kế trong dự án: các bước thiết kế theo Điều 78 Luật Xây dựng 2014, nguyên tắc bước sau không trái bước trước và yêu cầu thẩm định.

Quản lý hồ sơ thiết kế là công việc bảo đảm các bản thiết kế trong một dự án đầu tư xây dựng luôn nhất quán, đúng trình tự và được thẩm định đầy đủ. Căn cứ Điều 78 Luật Xây dựng 2014, hồ sơ thiết kế đi qua nhiều bước nối tiếp, mỗi bước phải phù hợp với bước trước đã duyệt. Quản lý tốt lớp hồ sơ này giúp dự án không bị vướng khi thẩm định, cấp phép hay thi công.

Hồ sơ thiết kế gồm những bước nào?

Theo Điều 78 Luật Xây dựng 2014, hồ sơ thiết kế đi từ thiết kế sơ bộ (trong Báo cáo tiền khả thi), sang thiết kế cơ sở (trong Báo cáo khả thi), rồi thiết kế kỹ thuật và thiết kế bản vẽ thi công. Số bước áp dụng do người quyết định đầu tư chọn khi phê duyệt dự án, phù hợp cấp công trình.

Vì sao phải giữ tính nhất quán giữa các bản thiết kế?

Nguyên tắc xuyên suốt của Luật Xây dựng 2014 là bước sau phải phù hợp, không trái với bước trước đã được duyệt. Thiết kế cơ sở đã duyệt là gốc; thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công chỉ chi tiết hóa. Nếu hồ sơ thiết kế bị mâu thuẫn giữa các bước, dự án sẽ vướng ngay ở khâu thẩm định.

Thẩm định hồ sơ thiết kế được quy định thế nào?

Mỗi bước triển khai sau thiết kế cơ sở đều phải qua thẩm định theo quy định. Nghị định 15/2021/NĐ-CP quy định chi tiết quy trình thẩm định thiết kế triển khai sau thiết kế cơ sở, cùng hồ sơ trình thẩm định Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo kinh tế kỹ thuật chứa thiết kế cơ sở.

Hồ sơ thiết kế gắn với báo cáo dự án ra sao?

Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi gắn với thiết kế sơ bộ; Báo cáo nghiên cứu khả thi gắn với thiết kế cơ sở; Báo cáo kinh tế kỹ thuật (dự án nhỏ) gắn với thiết kế bản vẽ thi công một bước. Quản lý hồ sơ thiết kế vì thế không tách rời quản lý bộ hồ sơ dự án.

• Lưu đủ các phiên bản thiết kế theo từng bước đã duyệt.
• Kiểm tra bước sau không trái bước trước (Điều 78 Luật Xây dựng 2014).
• Bảo đảm thẩm định đầy đủ theo Nghị định 15/2021/NĐ-CP.
• Gắn hồ sơ thiết kế với đúng báo cáo dự án tương ứng.

Thiết kế cơ sở đã duyệt là gốc; thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công chỉ chi tiết hóa, không thay đổi bản chất. Nguyên tắc theo Điều 78 Luật Xây dựng 2014.

Rủi ro thường gặp khi quản lý hồ sơ thiết kế

Rủi ro lớn nhất khi quản lý hồ sơ thiết kế là để các bước thiết kế mâu thuẫn nhau mà không phát hiện kịp, dẫn đến vướng khi thẩm định hoặc phải làm lại tốn kém. Rủi ro thứ hai là dùng nhầm phiên bản thiết kế cũ khi đã có bản điều chỉnh, khiến thi công lệch khỏi hồ sơ đã duyệt. Rủi ro thứ ba là thiếu bằng chứng thẩm định cho các bước triển khai sau thiết kế cơ sở, vi phạm yêu cầu của Nghị định 15/2021/NĐ-CP. Để phòng ngừa, chủ đầu tư cần lưu đầy đủ các phiên bản, kiểm soát chặt sự phù hợp giữa bước sau và bước trước theo Điều 78 Luật Xây dựng 2014, và gắn mỗi hồ sơ thiết kế với trạng thái thẩm định rõ ràng.

Góc nhìn quản lý dự án: cấu hình và tài liệu

PMBOK đặt việc quản lý hồ sơ thiết kế vào Project Integration Management, cụ thể là kiểm soát tích hợp các thay đổi (integrated change control): mọi thay đổi bản thiết kế phải được đánh giá tác động và cập nhật nhất quán trên toàn bộ tài liệu dự án. Giữ một nguồn hồ sơ thiết kế thống nhất, có kiểm soát phiên bản, chính là điều PMBOK yêu cầu để tránh các đầu ra mâu thuẫn nhau.

Quản lý bước này trên DuAnXD

DuAnXD lưu hồ sơ thiết kế theo từng bước và trạng thái thẩm định, nhắc chủ đầu tư kiểm tra sự phù hợp giữa bước sau và bước trước. Khi có điều chỉnh, hệ thống ghi nhận phiên bản để mọi bên nhìn cùng một bộ hồ sơ mới nhất, tránh dùng nhầm bản cũ.